في الحياة المهنية كثيرا ما نرى أنجح الشركات تتحدث بشكل دوري عن الفريق الخاص بها، وكيف أن سر نجاح هذه الشركة يقع في يد المدير الذي تمكن بذكاء وكفاءة من إدارة دفة المركب بشكل صحيح وأعطى كل موظف كامل الفرصة لتطوير مهاراته عن طريق طريقته في توزيع المهام على فريق عمله، بينما في أحيان أخرى نجد أمثلة من حياتنا أن مدراء مؤسسات كبرى يعانون من عدم وجود الوقت الكافي لإنهاء المهام المطلوبة.
إذا ما هو العامل الذي أحدث هذا الفارق ونتج عنه هذا التضاد في النتيجة؟ الجواب يكمن في تفويض المهام وتوزيعها بكفاءة بين أعضاء الفريق، تعرف معنا على كيف ومتى وما هي أفضل طريقة يمكن بها تفويض المهام لفريقك.
كيف تضمن عملية تفويض موفقة؟
في حقيقة الأمر يحتاج الموضوع من مدير العمل شيئا من الدهاء وحسن اختيار الأوقات والأشخاص عند القيام بتفويض المهام لأعضاء الفريق، لذلك يتطلب من صاحب العمل دراسة شاملة لأوضاع فريقه ومهاراتهم ليس هذا وحسب بل يجب على المدير متابعة وإرشاد فريقه خلال إنجازهم للمهام الموكلة إليهم.
خطوات عديدة وحذرة لكي تتمكن من تفويض المهام المفروضة بشكل متكامل مع أعضاء الفريق، فيما يلي سوف نتحدث عن الطريقة التي يجب عليك اتباعها في تفويض المهام حتى تضمن لك عملية تفويض ناجحة:
معرفة قدرات ومهارات أعضاء الفريق
سر نجاح صاحب العمل يقع بصورة كبيرة في مدى معرفته بأعضاء فريقه، وحصره الميزات وعيوب كلا منهم وما هي المهام التي توكل وإلى من.
مما لا شك فيه أن كل فريق يتكون من مجموعة من الأفراد يمتلكون مهارات مختلفة عن بعضهم البعض مما يجعل الفريق يحظى بنوع من التكامل والتناغم عند أداء العمل، والواجب على كل مدير ناجح في موقعه تحري هذا الاختلاف والانتفاع منه قدر المستطاع.
اسأل نفسك، هل تحتاج المهمة إلى تعلم مهارات جديدة؟
نود أن نشرح لك كيف يختلف اختيارك للفرد الذي تقوم بتفويض المهمة إليه بحسب اختلاف طبيعة المهمة، دعنا نفسر بشئ من التفصيل حتى يتسنى لك اختيار الشخص المناسب:
- إذا كانت مهمة روتينية في الشركة
تستدعي إتمام المهمات التقليدية شخص حرفي ذو خبرة أو أنه أتم إنجاز مهام مماثلة في وقت سابق، هذا لكونه سوف يحافظ على نفس الوتيرة في إنجاز المهام ولن يستدعي منه الأمر نفس الوقت إذا فوضت المهمة إلى شخص آخر.
- لو احتوت المهمة على نوع من التحدي
حينها يجب أن تحرص على اختيار شخص مثابر وأثبت كفاءته من قبل كما أن له باع في خوض تحديات عدة كما أن مهاراته في حل المشكلات منقطعة النظير دونا عن بقية أعضاء الفريق
- مهمة صعبة تستدعي صبر وتعلم مهارات جديدة
ننصحك في هذه الحالة أن لا تركن إلى الشخص المتسرع عند التفويض، ولكن عليك اتخاذ القرار بعد دراسة عميقة للفريق وقدرته على اكتساب مهارات جديدة مع ممارستها بمستوى ينافس الآخرين.
عليك توفير موارد تعليمية لتعلم المهارات الأساسية لإنجاز المهمة
حسنا إذا احتوت المهام الجديدة على مجموعة من المهارات التي بحاجة إلى التعلم من قبل الشخص الموكل إليه المهام، واجب على المدير أو رئيس القسم تحديد أهم المهارات والمستلزمات التي يحتاجها الموظفين لإنهاء المهمة بصورة جيدة ولا ينتظر حتى يخبره الشخص الموكل إليه العمل ويطلب منه إمدادات أو موارد لكن من الأفضل إعداد كل هذا بشكل مسبق حتى يتسنى للموظفين إنجاز المهام المفروضة إليهم بسلاسة تامة.
استشر أعضاء فريقك قبل إسناد المهام لهم
اتخاذ القرار في التفويض هو قرار لكلا الطرفين المدير والموظفين، ولا يمكن اتخاذه من قبل عنصر واحد فقط.
لذا عليك كصاحب العمل تفويض مهمة العمل للشخص بعد مرورك بالخطوات السابقة بعد استشارته عن رأيه وما هي مقترحاته لتفويض شخص آخر إذا رفض.
حسنا يمكنك الآن تفويض المهام للفريق
بعدما مررت بهذه المراحل، يمكنك اتخاذ القرار بتفويض العمل للموظفين، مع الأخذ في عين الاعتبار إعلام الأشخاص المفوضين بالعمل بمزايا القيام بالمهمة والوصول إلى النتائج المطلوبة بالإضافة إلى ميزة تطوير الذات.
لم ينتهى دورك بعد، تابع مع الفريق في حال وقوع أي مشكلات
عندما يتم تفويض المهمة لا ينتهى دور القادة هنا، بل يستكمل المدير دوره بمتابعة سير العمل وتوفير الموارد اللازمة عند الحاجة، هنا تكمن أهمية وجود القادة لأنهم يقومون بالإشراف العام على المهام بالقدر المناسب.
ما هي مميزات تفويض المهام، بالنسبة للمدير أو الموظف؟
أهمية تفويض المهام لا تقع فقط من نصيب القادة أو الموظفين بل إنها تساعد كلا الطرفين على حد سواء، ولا تقتصر الفائدة على إنجاز المهام أو تسليم عمل مادي، بل لها أثر معنوي ملموس في تنمية روح الثقة بين الموظف والمدير، هيا بنا نسلط الضوء على بعض نقاط القوة التي تقدمها عملية تفويض المهام لفريقك:
- المساعدة في تخفيف الحمل من على عاتق القادة أو المدراء عندما يتم تفويض المهام بشكل دوري.
- تقديم فرصة إلى الأفراد حتى يتمكنوا من تطوير وتنمية مهارات أفضل.
- إتاحة الفرصة لإتمام مهام عدة في آن واحد عند إدارة العمل بشكل منظم.
- يكوّن التفويض روابط الثقة بين أفراد الفريق، لأنه يشعرهم بشيء من المشاركة في السلطة.
- يحسن من النتائج العامة للمهمة، عندما يشارك في إنجاز المهام أكثر من شخص، يؤدي إلى تجميع أفكار أكثر وبالتالي إنتاجية أفضل.
- تعلم كيفية إدارة الوقت عند كلا من الموظفين والقادة وهي مهارة ذات أهمية قصوى في سوق العمل.
- تكون إدارة الأمور الخاصة بالعمل أكثر سلاسة عندما يتم التشاور في أغلب الوقت، وهذه خطوة من خطوات عملية تفويض مهام العمل الناجحة.
- تنمية الروح العالية بين أعضاء الفريق نتيجة لمرورهم بمراحل إنجاز المهام سويا وحل المشكلات بالتشاور.
أمور يجب تجنبها كمدير عندما تفوض المهمة لفريقك
لا يمكن إنكار أن عملية تفويض المهام من الأمور اللازمة التي تؤدي إلى نتائج أسرع وإنتاجية أفضل، وهذا يحدث عندما تتم إدارة التفويض من المدير بمهنية تامة.
على النقيض في الوقت الذي تفوض المهام إلى الموظف الغير المناسب أو تتم إدارة التفويض على نحو غير صحيح يؤدي هذا الأمر في الوقوع في العديد من المشكلات التي تجعل عملية تفويض المهام إلى فريقك تبوء بالفشل.
يقع العبء الأكبر على كاهل صاحب العمل لإنجاح عملية تفويض المهام لأنه صاحب السلطة الكاملة، لذلك سوف نقوم بإسداء بعض النصائح إليك كمدير أو صاحب العمل والتي يجب عليك اتباعها إذا سبق وفشلت عملية التفويض في فريقك:
- حاول قدر المستطاع التنويع بين أفراد الفريق الذي تسند إليهم المهام حتى يتسنى للجميع اكتساب مهارات جديدة.
- تقديم المساعدات بصورة دائمة لفريقك عند وجود عقبات في العمل أو عند ظهور المشكلات في المهمة.
- مكافأة فريقك الذي أتم المهام حتى تعزز من روحهم المعنوية وتشجعهم على القيام بعمل أفضل.
- يجب عليك أن لا تتدخل بصورة دائمة في الوقت الذي يعمل فيه الموظفين على إنجاز المهمة، يمكنك المتابعة باتباع طريقة التبليغ عن التطورات بصورة مستمرة.
- إعطاء الموظف جزء من السلطة عند قيامه بالمهمة، مثل حرية اختيار الأفكار ومشورته الدائمة وعدم تقييد تفكيره، طبعا بالحد المناسب الذي لا يخل المعايير العامة المطلوبة لإنجاز العمل
- توفير الموارد اللازمة للمهمة لأفراد فريقك، مثل محتوى تعليمي أو مواد خام يحتاجونها في العمل.
- عند إنهاء أعضاء فريقك المهمة، يجب عليك توجيه الشكر لهم عند عرض النتيجة النهائية أمام إدارة الشركة، وسيكون من الأفضل إذا تركتهم يعرضون ما قاموا به بعد المراجعة معك بالتأكيد.
- في حال عدم إتمام الفريق للمهمة على نحو مُرضي، حاول معرفة السبب بهدوء، وأنظر إلى قدراتهم أمام ما بذلوه من جهد في هذا الوقت، وراجع معهم ما هي نقاط القوة التي قاموا بها.
- إظهار الامتنان الدائم لأعضاء الفريق ومحاولة الحفاظ على روح الفريق المعنوية خصوصا في وقت ظهور المشكلات
- عندما ينتهي فريق العمل من المهمة ويقدموا لك النتائج أحرص على تقديم تقرير مفصل وقت مراجعة العمل وذلك يمكّنهم من كشف مهارات كل فرد فيهم بالإضافة إلى معرفة نقاط ضعفهم ومعالجتها
خاتمة
في النهاية يجب علينا القول أن مهمة تفويض العمل إلى الفريق عملية محنكة تحتاج من مدير أو مسؤول الشركة الذكاء والدراسة الكافية لطبيعة هذا العمل، ولأن دور المديرين في الشركة لا يقتصر على السلطة فقط عرضنا لك بعض العوامل التي يجب مراعاتها في الوقت الذي تنجز فيه المهمة من فريق العمل حتى يحصل على أفضل النتائج عند التفويض، في الختام نتمنى لك التوفيق في اختيار الشخص أو مجموعة الأفراد الذي سوف تفوض إليهم المهام المستقبلية
إذهب إلى حسابك وقم بإضافة تعليقك