هل تسائلت يومًا كيف يستطيع شخص إنجاز جميع المهام فى الوقت المحدد حتى وإن كانت المهام كبيرة أو متعددة مع الحفاظ على مساحته الشخصية، على عكس شخص آخر يملك الوقت لكن لا يقدر على إنجاز قائمة مهامه حتى وإن كانت مهمة واحد. نعم هو ترتيب الأولويات الذى من خلاله تقدر على إدارة الوقت و إنجاز كافة المهام المطلوبة منك فى وقتها المحدد.
هل تجد صعوبة فى تحديد الأولويات ووضع قائمة المهام الخاصة بالعمل أو بمتطلبات حياتك الشخصية؟ هل تبحث عن الوقت المتاح لتستطيع انهاء قائمة أولوياتك؟ وهل حقًا تحديد الأولويات سيؤثر على حياتك العملية والاجتماعية ؟ وكيف نقوم بعمل خطة ناجحة لتحديد الأولويات؟ سنتعرف سويًا على أهم الخطوات لإنجاز جميع المهام وإيجاد حل للمعوقات التي تواجهها في إدارة وترتيب أولوياتك في هذه المقالة.
كيف تتعلم مهارة ترتيب الأولويات ؟
يعتقد الكثيرون أن نموذج الرئيس أيزنهاور هو النموذج الأكثر نجاحًا فى ترتيب الأولويات، لأنه يعتمد على تحديد وتقسيم وجدولة العمل إلى المهام الأكثر أهمية ثم المهام المهمة ثم المهام الأقل أهمية، يتناول هذا المبدأ كيفية إدارة الوقت بشكل فعال بترتيب المهام والقيام بإنجاز العمل فى موعده واستغلال الوقت المتاح فى الأعمال الهامة.
ما هي عوائق إدارة الوقت وكيفية حلها ؟
سنكون بصدد أهم معوق يحول بيننا وبين إنجاز الأهداف وتتمثل هذه العوائق فى كيفية إدارة الوقت، فإننا نواجه عدة عوامل تجعلنا نتباطأ فى القيام بمهامنا على سبيل المثال: التكاسل والمماطلة فى إنهاء العمل، قلة الترتيب وتداخل المهام فى بعضها مما يجعلك تحاول إنجاز أكثر من مهمة فى ذات الوقت والذى يجعل من الأمر صعبًا، هو محاولة إعطاء كل مهمة حقها من وقتك وتركيزك لذا تتسبب في أخطاء كثيرة مما يجعلك تأخذ وقتا أكثر. كما يعد الإلهاء من أكثر الأمور التى تشتت انتباهك و تفقدك تركيزك عن القيام بالأمور الخاصة بالعمل .
و حتى تتغلب على هذه المعوقات عليك تحديد وقت النشاط والعمل فى يومك وهذا يختلف من شخص إلى آخر حسب إذا كنت شخص نهارى وقت نشاطك في الصباح أم شخص ليلى تمارس عملك في أوقات المساء، فتقسيم هذا الوقت على مهامك العملية والحياتية على حد سواء لن يؤثر على الجانب العملى ولا على حياتك الاجتماعية. هذا لأنه عليك ألا تفقد التواصل الاجتماعي بسبب سوء ترتيب الأولويات وما ينتج عنه من خلل فى إدارة الوقت.
ما هي أهمية تحديد الأولويات ؟
1- تحقيق الموازنة بين العمل والحياة
إن ترتيب الأولويات يمنحك التوازن بين العمل والحياة من خلال إعطاء كل جانب حقه من حيث الوقت والمجهود، هذا لأن إتمام المهام بشكل كامل وفى الوقت المحدد يساعدك على عدم التأثير على حياتك الاجتماعية.
2- تقليل التوتر والضغط النفسي
وجود الكثير من المهام المتراكمة والمتزايدة يوما بعد يوم يجعل يومك مليء بالتوتر والضغط النفسي ويحسسك بالعجز لعدم قدرتك على إنجاز المهام المطلوبة منك والحيرة بين البدء فى المهام المتراكمة أم المهام المستجدة، وهذا ما يوفره تحديد الأولويات، فيجعلك تشعر بالراحة ويقلل إحساسك بالضغط والتوتر من ترتيب مهامك وانجازها فى الوقت الصحيح.
3- إدارة الوقت بشكل سليم
إن تحديد أولوياتك وإدارة وقتك بينهما ترابط كبير فهما يسيران بشكل متوازي لذا كلما كان التخطيط و تحديد الأولويات ناجحا كلما استثمرت وقتك بشكل مثمر وفعال.
4- زيادة معدل الإنتاجية
يعتبر زيادة معدل إنتاجيتك في العمل هو نتيجة ترتيب أولوياتك بشكل سليم فيرفع من عليك مشكلة عوائق تنظيم وقتك ويضع حدا للتشتت وضياع الوقت دون انتاجية، فكلما كان ذهنك حاضرا وغير مشتت كان اتمام المهام المطلوب انهائها ناجحا وفى وقته وبهذا تحقق أفضل نتائج في عملك و تزيد إنتاجيتك .
إذا كيف تنجح في ترتيب أولوياتك وإدارة وقتك؟
1. اكتب قائمة بجميع المهام المطلوبة
اكتب قائمة المهام التى يجب عليك إنجازها وتكون هذه القائمة فعالة عندما تشكلها بناءًا على الفهم الشامل لما تحتاج إلى إنجازه. عليك توضيح المهام المطلوبة والتى لها الأولوية حتى تتمكن من وضع خطة ناجحة لإدارة وقتك.
2.تحديد المهام الأكثر أولوية أولاً
يجب عليك معرفة الفرق بين الأهم والمهم والأكثر أهمية، الأمر حسب قائمة الأهداف التى وضعتها. عليك تحديد المهام التى لها الأولوية فى التنفيذ ثم تحدد المهام الأقل أهمية واحدة تلو الآخرى.
3. تجنب تضارب المهام
لا تبدأ أكثر من عمل فى نفس الوقت فهذا ليس فقط يأخذ من وقتك أكثر من اللازم بل أيضا يفقدك تركيزك فى العمل ويؤثر على أدائك وانجازك للمهمة، فكلما كانت المهمة التى تعمل عليها صعبة وتحتاج كامل تركيزك وطاقتك سيكون من الصعب العمل على أكثر من مهمة.
4. خذ الجهد المبذول لكل مهمة في الحسبان
عند تقسيم الوقت على المهام فإن ذلك يوفر عليك إضاعة جهدك.
6. تجنب المشتتات
مفتاح انجاز المهام هو التركيز فيما تعمل عليه، فإن وجود وسائل الإلهاء أثناء وقت العمل واستجابتك لهذا التشتت يحدث خلل فى خطتك وفي أولوياتك. ابتعد عن مصادر التشتيت واجعل لك مكان خاص للعمل منه خاصتا لو كان عملك عن بعد حتى تتجنب المشتتات التى تتسبب فى خفض عملية التركيز وتعطيل العمل.
7. افهم أهدافك
حدد أهدافك وافهمها جيدا فإن تحديد الأولويات هو الطريق المستقيم للنجاح فى تحقيق أهدافك وحتى تنجز عملك على أكمل وجه وتشعر بالرضا الوظيفى.
لأن رؤية الصورة الكاملة على المدى البعيد يكون محفز أساسي للتقدم فى مشوارك الوظيفي ومواجهة تحديات العمل.
8. كن واقعيًا
كن واقعيا و حدد وقت العمل المطلوب لكل مهمة من خلال معرفة الوقت الفعلي الذي تحتاجه لإنهاء العمل، كما يجب أن تخطط بشكل سليم لمهامك بحيث يكون انجازها ممكنا ولا تضع خططا لا تستطيع تنفيذها.
9. راجع قائمة مهامك باستمرار
عليك أن تراجع قائمة مهامك بأستمرار وتتحقق من المهام التي تم إنجازها وما تبقى عليك من مهام يتحتم عليك إنجازها.
الخاتمة
يقول سيريسيدو أحد المديرين التنفيذيين لقسم الأزياء في شركة العلاقات العامة Another Company "نتحدث حول أهداف الفريق الشخصية والمهنية، ثم نضع جدولاً زمنياً لكيفية تحقيقها".
لأنه يرى أن وضع أهداف بعيدة المدى له صلة وثيقة فى حشد وتحفيز فريقه في بداية كل عام.
حدد أولوياتك، اصنع خطتك وانطلق.
أخبرنا عن تجربتك في سوق العمل.. لنحسن من شفافية العمل في المنطقة سويًا، انضم لأعمالنا الأن.
إذهب إلى حسابك وقم بإضافة تعليقك